Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников – личном деле работника.

Личное дело состоит из следующих разделов:

· анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:

o заявление о приеме на работу (не обязательно);

o листок по учету кадров;

o паспорт (копия);

o военный билет, приписное свидетельство (копия);

o документы об образовании (копия);

o свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);

o пенсионное удостоверение (для пенсионеров) (копия);

o свидетельство о рождении детей (копия);

o свидетельство о заключении брака (копия);

o документ о праве на льготы (копия);

o результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (для категории работников моложе 18 лет; поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, на тяжелые работы; поступающие на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств; заявление работника о приеме на работу);

o трудовой договор;

o документы, связанные с переводом и перемещением работника (заявления работника и т. п.);

o аттестационные листы;

o характеристики и рекомендательные письма;

o заявление работника об увольнении;

o копия приказа об увольнении;

o личная карточка формы Т-2;

o другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

· дополнительные материалы, к которым относятся:

o расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области;

o фотографии;

o дополнение к личному делу;

o другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.

II. Получение персональных данных работника

Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.

III. Формирование и ведение личных дел

Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; листок по учету кадров; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; внутренняя опись.

Все документы личного дела подшиваются в обложку.

К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора, размер 3х4). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения специалиста по кадрам. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства и т. п.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Листок по учету кадров является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, семейном положении, месте прописки или проживания, выполняемая работа с начала трудовой деятельности и т. п. Листок по учету кадров заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.

При заполнении Листка по учет кадров работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах Листка по учету кадров записываются без повторения вопроса.

При заполнении графы «Образование» следует применять следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «неполное среднее», в зависимости от того, какой документ имеется у работника.

В графе «Семейное положение» перечисляются все близкие родственники (муж, жена, дочь, сын) проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке.

Все записи производятся в хронологическом порядке.

При заполнении Листка по учету кадров используются следующие документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документы об образовании;

· документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

Листок по учету кадров подписывается лицом, принимаемым на работу, и специалистом по кадрам после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью отдела кадров.

Копии всех документов заверяются личной подписью специалиста по кадрам после сверки их с подлинниками документов.

Дополнение к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее) с указанием причины перемещения («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).

Дополнение к личному делу составляется специалистом по кадрам и не нуждается в заверении подписью либо печатью.

Личная карточка формы Т-2 составляется специалистом по кадрам по унифицированной форме, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с предоставленными документами. В случае обновления старая Личная карточка изымается из раздела личного дела «Анкетно-биографические и характеризующие материалы», приобщается к «Дополнительным материалам» и заменяется новой. Личная карточка подписывается специалистом по кадрам.

В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которым относятся:

· аттестационные листы;

· копии документов об утверждении в должности;

· другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I настоящего Положения.

Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

Специалист по кадрам принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.

IV. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных

Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.

Работник имеет право на:

· полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

· свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;

· определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

· доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;

· требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

· требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

· обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

V. Учет, хранение и передача персональных данных работника

Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».

Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:

· порядковый номер личного дела;

· фамилия, имя, отчество сотрудника;

· дата постановки дела на учет;

· дата снятия дела с учета.

В кадровом отделе хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.

Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.

Не допускается:

· сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ;

· сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

· запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.

Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.

Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Анкета кандидата на трудоустройство

Оценка кандидата на трудоустройство

Срочный трудовой договор (образец)

Срочный трудовой договор № 071

01 декабря 2005 г.

Город Саратов

Общество с ограниченной ответственностью «Конфин», именуемое в дальнейшем «Общество», в лице Генерального директора Квардина Андрея Валерьевича, действовашего на основании Устава ООО «Конфин», с одной стороны, и господин (-жа) Бухмина Ирина Ивановна, именуемый (-ая) в дальнейшем «Работник» действующий (-щая) в своих интересах и от своего имени, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор, именуемый далее «Договор» о нижеследующем:

1. Предмет трудового договора

1.1. Работник принимается на должность оператора ЭВМ для выполнения трудовых обязанностей согласно должностной инструкции.

1.2. Местом работы для Работника является отдел 2 в г. Саратов.

1.3. Данная работа для Работника является основным местом работы по совместительству

1.4. Работник подчиняется непосредственно руководителю отдела.

1.5. Работнику может быть установлен испытательный срок на ____________________месяц(а).

2. Срок трудового договора

2.1. Трудовой договор заключается между Работодателем и Работником сроком на один год до 01 декабря 2006 года на основании договора № 2 от 01.12.2005 с Главным управлением внутренних дел Саратовской области.

3. Общие условия трудового договора

3.1. Исполняя свои непосредственные трудовые обязанности в соответствии с настоящим Договором и должностной инструкцией, Работник будет исходить из Устава, правил внутреннего трудового распорядка Общества.

3.3. Работник подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

3.4. Работник вправе высказывать личное мнение по любому вопросу деятельности Общества.

3.5. Работник имеет право в случае необходимости знакомиться с любыми локальными актами, принятыми Работодателем, и трудовым законодательством.

3.6. Работнику гарантируется беспрепятственное осуществление права на объединение в профсоюз. Дискриминация Работника в режиме рабочего времени и времени отдыха, оплате труда и других существенных условиях работы по причине его участия в профсоюзе не допускается.

4. Обязанности сторон

4.1. Работник обязуется:

4.1.1 Выполнять работы в соответствии со своей должностной инструкцией;

4.1.2. Добросовестно, своевременно, на высоком профессиональном уровне и точно исполнять свои трудовые обязанности, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка Общества, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим сотрудникам выполнять их трудовые обязанности;

4.1.3. Заботиться о сохранности оборудования и иного имущества Общества, а также собственности других работников;

4.1.4. Своевременно и точно исполнять распоряжения руководителя отдела и руководства Общества;

4.1.5. Не разглашать без согласия Генерального директора полученную во время работы техническую и иную коммерческую и конфиденциальную информацию;

4.1.6. Немедленно ставить в известность руководство Общества о нарушении технологии производства, случаях хищения и порчи имущества Общества.

4.2. Работодатель обязуется:

4.2.1. Предоставлять Работнику работу в соответствии с условиями настоящего трудового договора;

4.2.2. Обеспечивать Работнику условия труда, необходимые для выполнения им обязанностей по настоящему договору, в том числе предоставлять в распоряжение Работника необходимые технические и материальные средства в исправном состоянии;

4.2.3. Оборудовать рабочее место Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

4.2.4. Соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда;

4.2.5. Обеспечивать условия оплаты труда, нормы рабочего времени и времени отдыха в соответствии с настоящим трудовым договором и действующим законодательством РФ;

4.2.6. Обеспечить сохранность личного имущества, инструмента, транспортных средств Работника на территории организации;

4.2.7. Обеспечить защиту персональных данных работника;

4.2.8. Следить за тем, чтобы внедрение новой техники и оборудования не ухудшало условия труда Работника; принимать необходимые меры для охраны здоровья и безопасности Работника при работе с новой техникой и в новых условиях;

4.2.9. ежемесячно и в полном объеме уплачивать страховые взносы в бюджеты Пенсионного фонда РФ, вести учет, связанный с начислением и перечислением страховых взносов в ползу работника;

4.2.10. Осуществлять обязательное социальное страхование Работника в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Оплата труда

5.1. За добросовестное исполнение трудовых обязанностей Работнику гарантируется выплата должностного оклада в размере 3000 (три тысячи) рублей в месяц и премии в размере 0,5 % от месячной выработки отдела.

5.2. Из указанной в п. 5.1. заработной платы Общество производит удержание сумм налогов, сборов и иных обязательных платежей, подлежащих уплате Работником в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.3. Заработная плата выплачивается Работнику ежемесячно, два раза в месяц не позднее 5 и 20 чисел месяца, следующего за расчетным.

5.4. Работник имеет право на получение по результатам своей работы различных надбавок, доплат, премий, других вознаграждений в соответствии с приказом Генерального директора Общества.

5.5. Льготы и надбавки Работнику начисляются в соответствии с действующим законодательством РФ о труде.

6. Рабочее время и время отдыха

6.1. Работнику устанавливается нормированный рабочий день.

6.2. Нормальная продолжительность рабочего дня не должна превышать восемь (четыре) часов в день. Перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время.

6.3. Время начала и окончания рабочего дня, а также перерыва для отдыха и питания определяется правилами внутреннего трудового распорядка Общества.

6.4. Нормальная продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов в неделю. Переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени не должна превышать на каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и оплачивается за первые 2 часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие – не менее чем в двойном размере за каждый час.

Выходные дни предоставляются Работнику в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка Общества.

7. Отпуск

7.1. Работник имеет право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

7.2. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, при этом хотя бы одна часть этого отпуска должна продолжаться не менее четырнадцати календарных дней.

7.3. В случае и в порядке, установленном законодательством РФ, Общество выплачивает Работнику денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (отпуска).

7.4. В случаях и в порядке, установленном законодательством РФ, Общество может предоставлять Работнику отпуск без сохранения заработной платы.

8. Социальное страхование и социальное обеспечение

8.1. Работник в период действия трудового договора подлежит социальному страхованию и социальному обеспечению в соответствии с действующим законодательством о труде и социальном обеспечении.

9. Изменение, продолжение и прекращение трудового договора

9.1. Настоящий трудовой договор в период его действия может быть изменен или дополнен его сторонами. При этом все указанные изменения и дополнения будут иметь правовую силу только в случаях их письменного заключения в форме дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменение условий трудового договора, его продление и прекращение возможны по соглашению сторон.

9.2. По истечении срока срочного трудового договора он прекращается.

Это правило не распространяется на случаи, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон за два месяца до окончания срока действия Договора письменно не уведомила другую сторону о прекращении трудового договора. В этом случае трудовой договор продлевается автоматически на один год и на прежних условиях.

9.3. Трудовой договор подлежит расторжению досрочно по инициативе Работника в случае:

9.3.1. Его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по трудовому договору;

9.3.2. Нарушения Работодателем законодательства о труде или условий настоящего трудового договора;

9.4. Трудовой договор до истечения срока его действия может быть расторгнут по инициативе Работодателя по следующим основаниям:

9.4.1. Ликвидации предприятия, сокращения численности или штата сотрудников;

9.4.2. Обнаружившееся несоответствие Работника выполняемой работе (аттестационное заключение);

9.4.3. Виновные действия Работника (систематическое неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, прогулов, появление на работе в нетрезвом состоянии и другие нарушения трудовой дисциплины, разглашение коммерческой тайны, совершение хищения и т. п.).

9.5. Расторжение трудового договора по инициативе Работодателя осуществляется на основании соответствующего документа (акта, решения, представления) с соблюдением при этом требований трудового законодательства РФ.

10. Компенсации при прекращении трудового договора

10.1. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным в п.п. 9.3., 9.4.1. настоящего договора Работнику выплачивается выходное пособие в размере двухмесячного среднего заработка.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным в п. 9.4.1. договора за Работником также сохраняется среднемесячный заработок на период поиска работы в течение второго и третьего месяца со дня увольнения, если он в течение 10 календарных дней после увольнения зарегистрировался в службе занятости в качестве лица, ищущего работу. Среднемесячный заработок за второй месяц выплачивается после предоставления трудовой книжки, третий – трудовой книжки и справки из службы занятости.

11. Особые условия

11.1.Трудовые функции, не вытекающие из настоящего трудового договора, могут осуществляться Работником внутри организации лишь с согласия Генерального директора Общества.

11.2. Все материалы, созданные с участием Работника и по заданиям Работодателя, являются собственностью Общества.

11.3. Стороны берут на себя обязательства не разглашать условия настоящего трудового договора без обоюдного согласия.

11.4. Условия настоящего трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон.

11.5. Стороны несут ответственность за выполнение обязанностей по настоящему трудовому договору в соответствии с действующим законодательством РФ.

11.6. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении условий настоящего трудового договора, стороны могут решить по взаимному согласию. При недостижении взаимоприемлемого решения спор может быть передан для разрешения его в порядке, предусмотренном законодательством о труде Российской Федерации, в суд.

11.7. По всем вопросам, не нашедшим своего решения в положениях настоящего трудового договора, но прямо или косвенно вытекающим из отношений Работодателя и Работника по нему с точки зрения необходимости защиты их имущественных и моральных прав и интересов, защищаемых законом, стороны настоящего трудового договора будут руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ и иных соответствующих обязательных нормативных актов Российской Федерации.

12. Заключительные положения.

12.1 С вступлением настоящего Договора в силу, трудовой договор № ____________________ от «____________________»____________________200__г. считается расторгнутым.

12.2. Договор составлен в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, оба экземпляра имеют равную законную силу.

Экземпляр Работодателя находится на хранении в личном деле Работника на срок и в порядке, установленные законодательством РФ.

13. Реквизиты и подписи сторон: