Компьютеризация – это процесс внедрения компьютерной технологии во все сферы человеческой деятельности, в том числе и деятельности, связанной с обеспечением заинтересованных лиц информационными ресурсами. Цель такой деятельности, в конечном счете, – облегчить доступ к информации и работу с ней.

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации кадровой службы (отдела).

Кадровик сегодня должен быть не только квалифицированным работником, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.

В настоящее время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие функции:

1) составлять штатное расписание;

2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;

3) оформлять прием сотрудников;

4) вести Личные карточки;

5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);

6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);

7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);

8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;

9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;

10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;

11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);

12) вести учет листков нетрудоспособности;

13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;

14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;

15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;

16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);

18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);

19) формировать первичные учетные документы:

а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;

б) № Т-2 «Личная карточка работника»;

в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;

г) № Т-3 «Штатное расписание»;

д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

ж) № Т-5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

и) № Т-7 «График отпусков»;

к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;

л) № Т-8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;

м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;

н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

о) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.

И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.

А насколько облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и все – данные перед вами и это занимает не более двух минут.

Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового работника.

Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.

Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

Одной из самых популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.

Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс кадровой службы – «БОСС-кадровик».

Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.

«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система «Военно-учетный работник (орган) организации «Гран-ВУР».

Система позволяет:

1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности системы:

1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) автоматизированная генерация именного списка граждан, предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы работников, имеющих мобпредписание;

9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;

10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

С помощью системы «Фараон» можно:

1) эффективно организовать свою работу;

2) развить целостное представление о своей компании;

3) оперативно решать поставленные задачи;

4) использовать современные компьютерные технологии;

5) легко получать любую информацию о персонале;

6) вести делопроизводство согласно законодательству;

7) построение организационной структуры.

Программный продукт «Документационное обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;

2) удобный поиск по базе документов;

3) печать документов;

4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

Многообразие программ для кадровых служб просто удивляет. Часто они просто дублируют друг друга, поэтому необходимо тщательно подходит к выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к специфики вашей деятельности. При выборе программы не помешает обратиться к специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка, есть и в вашей организации.