23. Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот ? путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив (регламентируется графиком, который должен быть утвержден приказом руководителя организации).

Документы должны проходят следующие этапы:

1) выписку;

2) проверку и прием документов (осуществляется как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерией);

3) бухгалтерскую обработку документов и отражение операций на счетах.

Выделяют предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным или старшим бухгалтером.

Последующий контроль распространяется преимущественно на оправдательные документы.

Прием документов возможен работниками бухгалтерии только в том случае, если они содержат все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

В случае обнаружения в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он не принимается и подлежит возврату для оформления или переписывания.

Если документ имеет признаки подделки, то он также не принимается до выяснения причин и принятия необходимых мер к лицам, его представившим. При установлении подобных документов руководитель своим приказом должен назначить комиссию по расследованию причин этого нарушения. В случае необходимости могут быть привлечены представители правоохранительных органов.

Бухгалтерская обработка применяется к проверенным и принятым документам. Производится проверка правильности таксировки (умножение количества на цену), проверяется правильность расценок.

После таксировки производится группировка по определенным периодам (день, рабочая неделя, месяц) и однородным признакам. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги для сокращения количества учетных записей на бухгалтерских счетах. Группировка завершается составлением сводных ведомостей.

Бухгалтерские записи могут производиться на первичных документах, оформляющих соответствующие операции.

Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры.

После составления первичные документы и учетные регистры подлежат обязательной передаче в текущий архив для хранения.

Документы строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

По завершении отчетного года документы передаются в общий архив организации.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» закреплены сроки хранения первичных бухгалтерских документов. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.