ГОЛУБЯТНЯ: Порядок жизни

Автор: Сергей Голубицкий

2008 год мы откроем серией "Голубятен", посвященных одной из самых любимых моих тем - программному обеспечению для упорядочивания деловой активности. Долгое время все больше по инерции мы называли эти программы ПИМами (от английского PIM, Personal Information Managers) - менеджерами личной информации. На самом же деле программы для упорядочивания деловой активности никакого отношения к ПИМам не имеют. Вернее, когда-то - на заре софтостроения в середине 90-х годов - имели, а сегодня, в связи с усиленной диверсификацией, полностью утратили.

Сегодня полноценный идеальный ПИМ - это Web Research Professional немецкой Macro-pool GmbH, восхищением которой я не раз делился с читателями. Web Research - программа для аккумуляции и систематизации разнообразного информационного потока, который поступает к пользователю по каналам Интернета. Это и есть менеджер личной информации.

Программы упорядочивания деловой активности призваны выполнять совершенно иные задачи: организовывать время пользователя, эффективно распределять его занятость и отслеживать выполнение намеченного плана. Иными словами, речь идет не об управлении личной информацией, а о так называемых time management и project management - управлении временем и проектами. По старинке, конечно, сохранились программы, наивно пытающиеся совмещать и то и другое, однако результат получается удручающий, а-ля мобильный коммуникатор: подход "все в одном" практически гарантирует убогость как компонентов, так и продукта в целом.

Теперь интрига: о тайм-менеджменте и программах управления проектами написана столь немереная куча материалов (сам писал неоднократно!), что тысяча сто девяностое поминание этой темы в "Голубятне" может показаться дурным простовкусием. Не будем, однако, спешить с обвинениями. Лучше приглядимся к позиционированию подавляющего большинства программ этой категории. Правильно, все они заточены под бизнес! Под нужды и потребности коммерческой деятельности, в первую очередь - торговых структур. Соответственно, акцент в программах тайм-менеджмента и управления проектами делается на учет, контроль и распределение ресурсов - рабочего времени сотрудников и финансовых затрат, сопряженных с выполнением поставленных задач. Соответственно, на первый план выдвигаются и специфически коммерческие виды деятельности - делегирование задач подчиненным, групповое сотрудничество, организация деловых встреч и переговоров, работа с клиентами, планирование переговоров и сделок, маркетинг, рекламные кампании, ведение документооборота по контрагентам и т. п.

В самом деле, программ управления временем и проектами в коммерческой сфере - от простых контактных менеджеров типа ACT! до сложнейших CRM (Customer Relationship Management) - автоматизированных систем управления, обеспечивающих оперативное управление продажами, типа продуктов Dovico или Terrasoft, - хоть пруд пруди, зато совершенно непонятно, где скрываются программы управления временем и проектами не для коммерсантов и наемных винтиков бизнес-структур, а нормальных свободных людей? Людей творческих, не повязанных отношениями "начальник-подчиненный", людей, элементарно заинтересованных в упорядочивании своего личного времени, эффективной организации своих личных задач.

И тут оказывается, что программ этих днем с огнем не сыскать! Днем с огнем. Вместо полноценных систем повышения личной продуктивности (Personal Productivity System, PPS - именно так мы будем впредь обозначать данную категорию программ) мы сплошь и рядом натыкаемся на органайзеры - примитивные утилитки для фиксации tasks (задач), appointments (встреч), notes (заметок) и contacts (контактов).

Не спорю, Microsoft Outlook и WinOrganizer (бывший GSOrganizer, воспетый в ранних "Голубятнях") - замечательные программы, способные удовлетворить потребности в организации времени и распределении задач подавляющего большинства компьютерных пользователей, чья жизнедеятельность за пределами рабочих мест с лихвой покрывается tasks типа "выгулять собаку", "починить веранду на даче", "написать стихотворение ко дню рождения Ивана Семеновича". Существуют, тем не менее, пользователи, которым в линейном пространстве to-do’s и appointments зябко и неуютно, пользователи, которым для полноценного распределения задач и эффективного использования личного времени требуется нечто большее - например, иерархизация задач, учет приоритетов, а также учет dependencies, взаимозависимостей, устанавливающих связь между началом выполнения одной задачи и окончанием другой.

Старожилы нашей колонки помнят рассказ о легендарной Ecco Professional давно почившей в бозе компании Arabesque ("Голубятня" №9 "Ordnung Uber Alles"). Я честно купил Ecco в 1994 году в одном из магазинов Egghead Software (ныне - подразделения Amazon.com) в Сиэтле за 199 долларов. Увы, первый взрослый ПИМ украшал Windows for Workgroups моего ноутбука ThinkPad недолго: программа показалась мне настолько сложной, что пришлось удалить ее в пользу простенького органайзера Sidekick, от которого тоже отказался - из-за зашкаливающего примитивизма.

Недавно я пережил удивительную встречу с компьютерной молодостью - оказалось, что Ecco Professional, чья последняя версия (4.01) увидела свет в июле 1997 года, жив! Десять лет группа энтузиастов и поклонников, объединенных форумом EccoMAGIC, поддерживала программу в первозданном виде до самой эпохи Висты, на которой, кстати сказать, легендарный 16-битный ПИМ работает на ура (потребовалось лишь исправить баг 2000 года специальным плагином).

Увы, рандеву с молодостью омрачилось констатацией пропасти между современными PPS и архаичным ПИМом - будь то на уровне интерфейса или даже всей концепции: некогда поразивший меня сложностью Ecco Pro оказался на поверку примитивнейшим аутлайнером, к тому же - с ограниченной иерархией (см. рис.).

Как бы то ни было, но после отказа от Sidekick мои настойчивые поиски идеального PPS не прекращались ни на мгновение. Думаю, не будет преувеличением сказать, что через мои руки прошли, наверное, все когда-либо созданные органайзеры и универсальные ПИМы вместе со специализированными менеджерами контактов, учета времени и проектов. Результатами изысканий - в виде дистиллированного остатка - мне бы и хотелось поделиться с читателями в серии "Голубятен", открывающих 2008 год. Забегая вперед, скажу, что идеальной программы, способной полностью удовлетворить запросы творческого пользователя, равнодушного к коммерческому вектору жизнедеятельности, найти так и не удалось. Однако нашлась программа, максимально приближенная к идеалу, причем вполне вероятно, что для реального достижения этого идеала не хватает лишь двух-трех ближайших релизов. Заинтриговал? Полагаю, что уже одно это обстоятельство превращает наш рассказ из привычного культур-повидлианского балагурства в прагматичное руководство для страждущих душ, утопающих в хаосе беспорядочных дел и энтропии неорганизованного времяпрепровождения.

Прежде чем говорить о конкретных системах повышения личной продуктивности (PPS), обозначим два направления, определяющих развитие софтверных реализаций тайм-менеджмента в наше время. Направления эти связаны с именами Дэвида Аллена и Стивена Коуви, создавших принципиально разнящиеся между собой представления о том, как современному человеку надлежит упорядочивать жизнедеятельность и распоряжаться свободным временем.

Стивен Коуви в книге "Семь привычек высокопродуктивных людей" (первое издание - 1989 г., суммарный тираж - 15 млн. экземпляров) популяризировал идеи Питера Друкера ("Эффективный управленец", 1966 г.), акцентирующие мотивационную составляющую тайм-менеджмента. Иными словами, в основе успешной системы повышения личной продуктивности должно лежать ясное представление о глобальном смысле и назначении прилагаемых усилий. Прежде чем браться за выполнение какой-то задачи, человек должен дать самому себе четкий ответ: "Зачем мне это нужно? Каким образом моя работа будет способствовать моему развитию?" и т. п.

Системы повышения личной продуктивности, основанные на методе Друкера-Коуви, эксплуатируют трех китов: многоуровневую иерархию задач + приоритезацию задач + глобальную мотивацию. На практике это выражается в следующем.

Все виды деятельности человека распределяются по широким направлениям (так называемым проектам, projects), которые, в свою очередь, дробятся на частные действия (tasks), привязанные к временному графику (appointments) либо отвязанные от него (all-day events).

Всем элементам структуры (от проектов до действий) присваивается один из четырех (обычно) приоритетов типа A - B - C - D, которые соответствуют событиям важным и срочным, важным и не срочным, неважным и срочным, неважным и несрочным.

Параллельно со структурой непосредственно деловой активности развивается мотивационная линия, которая задействует такие понятия, как жизненные цели (goals), мечты (dreams) и фирменную фичу Стивена Коуви - Sharpening the Saw - "заточку пилы", действия, направленные на совершенство личности (не только физическое, но и психологическое, образовательное, эмоциональное и т. п.).

Подход Друкера-Коуви к тайм-менеджменту оказался крепким орешком для программистов, поэтому долгое время на рынке практически не было программ, полноценно задействующих все элементы данной PPS.

Совсем другое дело - система Getting things done (сокращенно - GTD), предложенная Дэвидом Алленом (одноименная книга вышла в свет в 2002 году, хотя популяризацией своей теории Аллен занялся еще в середине 90-х), отправившая в топку интеллигентские сопли по заточке пилы, праздные мечтания и дурацкие вопросы о том, почему одна задача должна быть важнее другой. "Нефиг меньжеваться - нужно трясти дерево!" - бросил в широкие менеджерские массы призыв Дэвид Аллен и попал в самое сердце англосаксонского прагматизма. Отличительная черта GTD - отказ от излишней иерархизации деловой активности, отказ от приоритезации и отказ от глобальной мотивации - в пользу эффективной переработки широкого потока задач, обусловленных не приоритетами, а злободневностью. Эффективный менеджер лопатит лавину дел аки трактор "Катерпиллер". Я, конечно, утрирую и гиперболизирую ситуацию - в реальности система GTD, конечно же, тоньше и адекватнее, тем не менее мотивационная примитивизация безусловно лежит в основе подхода к менеджменту времени и проектов Дэвида Аллена.

И именно благодаря мотивационной примитивизации GTD была повсеместно адаптирована, в первую очередь системами планирования корпоративной деятельности. Оно понятно: винтикам бизнес-структуры не пристало ковыряться в побуждениях и тем паче - предаваться праздным мечтаниям. Спустил начальник план - взял под козырек и побежал трясти дерево!

Продолжим через неделю.