Правило 7. Не умножайте количество бумаг на столе.

Обычно по 80% бумаг может быть принято решение с первого прочтения — стоит лишь немного подумать над каждой из них. Но реально "с первого захода" решение принимается в 20—40% случаев.

Более серьезные документы мы чаще всего откладываем в сторону, чтобы в спокойной обстановке принять по ним решение.

Однако обстоятельства нередко не отпускают на это времени и в итоге оказывается, что именно на более важные документы остается меньше всего времени. Важные дела становятся срочными чаще всего в результате именно такой практики.

Но даже если так и не произошло, руководитель при таком подходе неэкономно расходует свое время, дважды читая один и тот же документ.

Многие руководители неисполненные документы держат на столе, чтобы они всегда были перед глазами. Что греха таить, многие даже втайне гордятся заваленным бумагами столом, думая, что на посетителя он произведет впечатление чрезвычайной занятости обладателя стола.

На самом же деле такой стол говорит больше о неорганизованности его хозяина и незнании им законов психологии.

Вид стола не должен отвлекать от решения задач, намеченных на данный момент, поэтому для большинства бумаг место в столе или в шкафу.

Предметы же, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре перестаем замечать. Но посетитель видит по "завалам" на столе, как велик Ваш долг перед организацией. Особенно гнетущее впечатление производят пожелтевшие бумаги (на всякий случай помните, что под солнечными лучами бумаги желтеют в считанные дни).

Правило 8. Рационализируйте чтение.

Наиболее радикальное средство для этого — освоить специальную технику быстрого чтения

(для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3-5 раз меньше времени.

Из других приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отметим следующие:

первый просмотр входящей корреспонденции ('сортировку") целесообразно производить не са-

173

мому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарь, помощник, заместитель, толковый подчиненный, претендент на выдвижение), который направит документ соответствующему подразделению. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить факсимиле;

поручите кому-то из подчиненных делать "разметку" документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные или имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая "разметка" сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;

-» поручите готовить для Вас обзоры и рефераты новинок литературы по Вашей специальности и по управлению. Это позволит Вам не отстать от требований сегодняшнего дня, тратя минимальное время на процесс чтения. Особенно эффективна эта система, если Вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество и находки.

Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:

без него не обойтись;

оно подготовлено.

Совещания — один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности и занимают они значительную часть рабочего времени руководителей. 174

Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:

-» цели совещания сформулированы конкретно и повестка доведена до участников заблаговременно;

круг участников — по возможности минимальный;

-» каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;

-> заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;

назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;

-» подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;

-» вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему

вопрос;

председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.